Oh ja, nu de voorzitter nog….

5083-540b - spiegel-websiteHet klinkt zo logisch: bij de organisatie van een zakelijk event is de locatie besproken,  zijn de deelnemers  uitgenodigd, het geluid geregeld en niet onbelangrijk, de hoeveelheid kroketten voor de  lunch besproken.  Het opvallende is dat het programma in de opsomming vaak niet op de eerste plaats komt. En wie als dagvoorzitter of discussieleider zal optreden? O ja, dat moet op de valreep  ook nog even geregeld worden.

Natuurlijk zou het programma leidend moeten zijn voor de locatie, de opstelling van de stoelen of de keuze van de dagvoorzitter. De dagvoorzitter kan het verschil maken tussen slaapverwekkend en inspirerend.  Een BN’er kan zorgen voor extra aandacht, kost vaak een paar centen en doet het er vaak als schnabbel even bij. Gewoon een collega als voorzitter laten optreden kan natuurlijk ook.  Maar als er discussie verwacht wordt, tegengestelde opvattingen, of wantrouwen onder de deelnemers heerst, dan is een objectieve dagvoorzitter zeker aan te raden. Daar waar de collega stopt met doorvragen, zal de dagvoorzitter wél de vinger op de zere plek  leggen.

Een goede dagvoorzitter zal in de voorbereiding meedenken over het programma en daarin goede tips geven. Daarbij is het allerbelangrijkst: wat is het doel van de dag? Alleen informeren of adviseren? Als opdrachtgever is het ongetwijfeld de bedoeling dat er iets gedáán wordt met het advies of met de informatie. Interactie tussen de deelnemers houdt het levendig.  En niet alleen praters, maar ook de stille wateren betrekken.  Welke werkvorm gekozen wordt, hangt af van de deelnemers of de grootte van de groep. Een aaneenschakeling van gastsprekers die elk drie kwartier aan het woord zijn, is echt niet handig. Sterker nog, probeer ook gastsprekers maximaal twintig minuten te laten praten.  Een goede dagvoorzitter neemt die taak serieus en houdt steeds het doel voor ogen. Waarbij het resultaat een inspirerende dag zou moeten zijn waarover nagepraat wordt.  Op het laatste moment even iemand inschakelen die ” de boel aan elkaar praat”? Niet doen! Een dure dag, een lekkere lunch, maar zonder het gewenste effect. Een gemiste kans.

Jeanette Brouwer, 06-29462232

www.jeanettebrouwer.nl

Facebooktwitterlinkedinmail
Getagd met ,

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

*

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.